La Rete dei Musei Archeologici delle Province di Brescia, Cremona, Mantova è coordinata dal Gruppo di coordinamento con sede variabile così composto:
- i Dirigenti o Responsabili dei singoli musei dei Comuni aderenti;
- Direttori o Conservatori o Responsabili tecnici, ufficialmente designati, dei musei aderenti;
- Gli Assessori di riferimento dei Comuni.
Il Gruppo è chiamato a svolgere prioritariamente le seguente funzioni:
- predisporre gli atti e le azioni necessari per attuare il coordinamento previsto dal presente Protocollo d'Intesa;
- concordare tempi e modalità organizzative dei programmi e delle attività comuni, individuando problemi e suggerendo soluzioni;
- coordinare la programmazione e il calendario delle proposte tenendo presenti le indicazioni di ogni singolo Comune e cercando di soddisfarne gli interessi;
- proporre strategie per ottenere economie sui costi connessi alle attività programmate;
- identificare e strutturare proposte di collaborazione tese a favorire il rapporto dell'utenza con le attività del circuito;
- formulare progetti su temi di interesse Comune che abbiano come strumento la trasversalità delle arti;
- elaborare progetti per adire a finanziamenti e/o domande di contributo a sostegno delle varie attività e iniziative gestite in forma coordinata;
- coordinare la promozione e la pubblicizzazione delle attività dei musei;
- proporre piani di riparto degli eventuali contributi o finanziamenti.
Il Gruppo di coordinamento si riunisce almeno due volte l'anno per la programmazione e la verifica delle attività svolte. La sede della riunione sarà nel Comune che per l'anno di riferimento fungerà da capofila nelle varie iniziative.
Dovrà inoltre essere costituito un Gruppo di lavoro tecnico, composto dai Responsabili dei musei, dai Direttori o Conservatori con funzioni operative o di tipo tecnico, per gli aspetti tecnici ed organizzativi della gestione della Rete e delle sue attività.
Il Gruppo tecnico dovrà riunirsi a scadenza almeno bimestrale. La sede della riunione, la data e le modalità di convocazione vengono stabilite nella riunione precedente. Ad ogni seduta verrà eletto un Presidente del Gruppo che fungerà da moderatore della seduta e da coordinatore della Rete fino alla seduta successiva. Sarà cura del Presidente provvedere alle convocazioni della successiva riunione.
Di ogni seduta del Gruppo di coordinamento e del Gruppo di lavoro sarà redatto apposito verbale a cura di un verbalizzante. Il verbale sarà firmato dal Presidente del Gruppo o dal rappresentante del Comune capofila per il Gruppo di coordinamento.
Alle sedute del Gruppo possono intervenire, su invito del tavolo stesso, esperti esterni che il Comitato ritenga di interpellare e rappresentanti di altre realtà museali.
Le riunioni del Gruppo di coordinamento e del Gruppo di lavoro hanno validità se sono presenti 2/3 dei rappresentanti dei musei aderenti o loro delegati.
